Przymus pracy zdalnej spadł na przedsiębiorców jak grom z jasnego nieba. Z dnia na dzień miliony osób na całym świecie znalazło się w pracy, nie ruszając się z domu: bez wcześniejszego przygotowania, stosownego przeszkolenia i ustalenia jasnych zasad co do tego, jak ich praca powinna teraz wyglądać. Taka sytuacja generuje konflikty i rodzi pytania o efektywność pracy zdalnej.
Kluczem do efektywności jest organizacja pracy. Statystyki pokazują, że praca zdalna może być o wiele efektywniejsza od pracy biurowej, jednocześnie oszczędzając pieniądze, czas i budując pozytywny wizerunek firmy. W praktyce jednak brak kontroli nad zlecanymi zadaniami i brak kontroli jakości może skończyć się chaosem, w którym nasi pracownicy będą tracili czas zarówno w domu, jak i w biurze.
Niewiele organizacji pracowało do tej pory w pełni zdalnie. Ta niecodzienna sytuacja była normą dla garstki przedsiębiorców. Oczywiście nieliczni z modelu #noOffice uczynili sztukę. W tym miejscu polecamy bliższe zapoznanie się z wydaną już w 2013 pozycją “Remote: Office Not Required” od Jasona Frieda i Davida Heinemeier-Hanssona, czyli założycieli Basecamp.
Ten powszechny brak doświadczenia działa w obie strony: mamy pracowników, którzy nie przywykli do samodzielnej motywacji, a także menadżerów, którzy obawiają się utraty kontroli. Pytanie “czy pracownicy marnują czas na home office?” może przybrać formę “czy pracownicy marnują czas na home office bardziej niż w biurze?”. Przyjrzyjmy się szerzej tej sytuacji i temu, jak wpływa na efektywność pracy.
Przede wszystkim warto sobie zadać pytanie: skąd się biorą obawy na temat marnowania czasu? Dla wielu menadżerów przejście na pracę z domu zmusza do konfrontacji z nową rzeczywistością, w której nie mogą patrzeć pracownikom przez ramię. Potrzeba kontroli wynika wprost z braku zaufania do pracownika. Taka sytuacja utrudnia życie wszystkim zaangażowanym i jest prostą drogą do katastrofy, szczególnie w obszarze zadowolenia z pracy.
Żeby tego uniknąć, potrzebujemy jasnych kryteriów efektywności. Istnieje wiele rozwiązań, które pozwalają na zlecanie zadań i mierzenie czasu, a co za tym idzie obiektywne mierzenie efektywności pracy i raportowanie wyników.
Z naszych doświadczeń w tworzeniu podobnych rozwiązań dla firm wynika, że system zlecania zadań i kontrola jakości w zupełności rozwiązują problem zaufania między pracownikami a pracodawcą. Co ważniejsze, rozwiązanie tego problemu jest tak naprawdę efektem ubocznym wprowadzenia takiego systemu – główną korzyścią jest udoskonalenie organizacji pracy, które przekłada się na wzrost jakości i zmniejszenie stresu w całej firmie.
Tylko firma, która wie co, kiedy i w jakim zakresie zleca pracownikom może wiedzieć jak wygląda efektywność ich pracy. Co więcej, odpowiednio skonstruowany system może automatycznie generować aktualne raporty, w których czarno na białym widzimy wzrosty i spadki wydajności.
Ale uwaga! Rozwiązania które mierzą czas pracy bezlitośnie, sprawdzając czy użytkownik jest przy komputerze, rusz myszką i wciska przyciski na klawiaturze sprawdzają się w praktyce bardzo źle. Pracownicy za punkt honoru biorą omijanie tak restrykcyjnych metod inwigilacji i przeważnie działa to bardzo negatywnie na ich morale. Można liczyć najwyżej na to, że kreatywny pracownik przypnie myszę do obroży kota symulując aktywność.
Praca zdalna ma wiele niezaprzeczalnych zalet z punktu widzenia pracodawcy.
Przede wszystkim, pracownicy zdalni możliwość bardzo dużego cięcia kosztów w firmie. Utrzymanie biura to ogromne koszty w skali roku i znaczna część budżetu wielu firm. Okazuje się, że w najbardziej radykalnych scenariuszach dzięki pracy zdalnej da się sprowadzić te koszty praktycznie do zera.
Ogromną zaletą okazuje się nowoodkryta niezależność podwładnych. Osoby, które do tej pory nie podejmowały inicjatywy, czy też nie przejawiały skłonności przywódczych lub biznesowego zacięcia, mają szansę zabłysnąć i często to robią. Praca zdalna pozwoliła wielu managerom zobaczyć blask nieoszlifowanych diamentów, którego z różnych powodów nie mogli dostrzec z bliska. Produktywni pracownicy stają się jeszcze bardziej wydajni. W praktyce wielu pracowników faktycznie robi mniej przerw i pracuje dłużej w domu w porównaniu z pracą w biurze.
Ponadto ludzie cenią swobodę, którą daje taki model współpracy. Zadowolenie części pracowników poszybowało w górę. Każdy z nas ma inne zobowiązania – pracownicy, którzy potrafią zachować odpowiednią równowagę, lepiej wywiązują się z nich w życiu prywatnym i zawodowym.
Firmy zgłaszają również mniej nieplanowanych nieobecności pracowników zdalnych. Pracownicy mogą zająć się chorym dzieckiem lub umówić się na wizytę bez pełnego dnia wolnego. Mniejsza liczba nieobecności może przynieść firmie znaczne oszczędności.
Praca z domu może być atrakcyjnym benefitem i ułatwić pozyskiwanie nowych talentów. Równie ważny może być fakt, że otrzymujemy dostęp do większej liczby kandydatów. Kiedy nie ograniczają nas kryteria geograficzne, mamy większą szansę na znalezienie odpowiednich osób i zmniejszenie kosztów.
Pomimo wielu wyraźnych zalet pracy zdalnej, nie jest to rozwiązanie dla wszystkich organizacji. W rzeczywistości menedżerowie mogą napotkać szereg wyzwań stojących przed nimi w zarządzaniu rozproszonymi zespołami.
Home office może pomóc w rekrutacji, ale może też być problemem. Ogromnym wyzwaniem jest dzisiaj znalezienie odpowiednich pracowników. Pula talentów na stanowiskach średniego i wysokiego szczebla od dawna spędzała sen z powiek działów HR. W teorii praca zdalna pozwala na zatrudnianie pracowników właściwie w dowolnej szerokości geograficznej. W praktyce jednak wciąż wybieramy spośród pracowników, którzy w większości nie pracowali wcześniej zdalnie. Potencjalni kandydaci z brakiem doświadczenia w tym obszarze nie mogą tak po prostu przykryć go swoimi kompetencjami.
Zdalny pracownik musi być produktywny, odpowiednio zmotywowany, zorganizowany i zdyscyplinowany. Są to też cechy, których możesz nie być w stanie ocenić od razu.
Istnieje wiele wyzwań związanych z pracą zdalną, a jednym z największych jest utrzymanie właściwej komunikacji pomiędzy pracownikami i zespołami. Kontakt między menedżerami a pracownikami zdalnymi jest na swój sposób ograniczony, co często utrudniać budowanie właściwych relacji. Nie możesz po prostu przejść się do biurka danego pracownika, aby zamienić z nim kilka zdań.
W przypadku pracowników zdalnych, ryzyko pojawienia się niejasności lub szumów w komunikacji jest znaczące. Oznacza to, że na managerów spada dodatkowy ciężar, a wyznaczane przez nich cele muszą być możliwie jasne. Oczekiwane wyniki, czy nawet definicja, czym dla danego projektu jest sukces – kiedy tylko pojawiają się niejasności, managerowie często powtarzają te same e-maile i rozmowy. Coś, co wydawało się dla nich oczywiste, okazuje się być niejasne.
Budowanie zespołu w warunkach pracy zdalnej czy onboarding staje się wyzwaniem, kiedy wielu pracowników zdalnych ma trudności z budowaniem relacji ze współpracownikami. Podobnie jest w przypadku relacji menedżer – pracownik. Zdalni pracownicy mają ograniczony kontakt osobisty między sobą. Dodatkowe komplikacje pojawiają się też, jeśli zespół jest podzielony między pracowników w tej samej lokalizacji i zdalnych. Trudno jest upewnić się, że wszyscy są zawsze na tej samej stopie.
Budowanie kultury ze zdalnym zespołem jest trudne, ale wykonalne. Ważne jest tu wykorzystanie narzędzi takich jak Slack i zachęcanie pracowników do rozwijania w nich relacji społecznych. Tworzenie kanałów w stylu #random czy #fun dla nieformalnych interakcji jest po prostu wskazane, aby zwiększyć kreatywność w zespołach i pozwolić im na bliższe relacje.
Brak relacji i kreatywności to także brak twórczych pomysłów, a co za tym idzie, zaprzepaszczenie biznesowych szans, z których firmy mogą sobie nawet nie zdawać sprawy.
Liczby zawsze były łaskawe dla firm zatrudniających zdalnych pracowników. Ci statystycznie są bardziej produktywni – nawet o 65% bardziej produktywni niż w tradycyjnym miejscu pracy. Około 47% pracowników twierdzi, że zdecydowanie zgadza się, że elastyczne formy pracy „pozwolą lub pozwalają mi na większą produktywność”.
Pracownicy zdalni mogą też być zdrowsi! Zdalna praca to mniej dni chorobowych, prawdopodobnie z powodu mniejszej ekspozycji na zarazki niż w typowym biurze. Według badań średnia liczba dni na zwolnieniu chorobowym dla pracowników zdalnych jest niższa o 50%, a liczba nieobecności ogółem – o 56%.
Procenty stają się jeszcze większe, kiedy spojrzymy na pracowników deklarujących, że elastyczna praca zmniejszyłaby ich stres – tak deklaruje nawet 86% pracowników. Prawie 90% pracowników deklaruje, że praca zdalna pozwala im lepiej zadbać o siebie.
Odpowiedź na tak postawione pytanie jest prosta: przy źle zorganizowanej pracy pracownicy będą marnować czas i w domu, i w biurze. Przy dobrze zorganizowanej pracy braki w efektywności będą za to zawsze jasno widoczne.
Do efektywnej organizacji takiej pracy potrzebujemy jasnych procesów – takich, które pozwalają zmierzyć wyniki i monitorować postępy. Kolejnym krokiem jest automatyzacja tych procesów, dzięki czemu wszystkie nużące i monotonne zadania przejmuje komputer, a my otrzymujemy tylko gotowe raporty przy minimalnym nakładzie energii. Takie rozwiązania można wdrożyć w bardzo wielu branżach.
Patrząc na obecne statystyki i deklaracje, coraz ważniejszym staje się pytanie, „czy poprzez braki w narzędziach i procesach, moja firma marnuje czas swoich pracowników?”
